Kan een Excel-spreadsheet worden omgezet in werkelijke offertesoftware?

Ik ontwikkel al software sinds ik acht jaar oud was. Een van de meest gestelde vragen die ik heb gekregen sinds ik begon, is: "Kun je software ontwikkelen vanuit een Excel-spreadsheet?" Heb je ooit geprobeerd te zoeken naar software die dit kan? Het spijt me u te moeten zeggen, het bestaat niet, of als het wel bestaat, doet het niet wat u ervan verwacht. Waarom?

Wat zit er in een naam?

In het Italiaans noemen we Excel een 'rekenblad'. Deze naam is veel beter dan het een "spreadsheet" te noemen, omdat "sheet for berekening" suggereert dat je zou moeten doen iets met het blad. De meeste spreadsheets hebben een dynamisch element; formules en misschien zelfs macro's.

Iedereen doet het

De leercurve van Excel is niet steil. Dit wekt een fascinatie voor 'aspirant-ontwikkelaars', en in elk bedrijf is er minstens één die complexe sheets begint te maken met draaitabellen en VBScripts. Er is niets mis met de wens om software te schrijven, maar het gebruik van Excel als tool is het probleem. Geen enkele serieuze organisatie of team kan op deze manier effectieve, complexe en schaalbare software bouwen.

Een noodzakelijk kwaad, maar nog steeds slecht

Doorgaans begint dat "berekeningsblad" meer op een toepassing te lijken omdat het wordt toegepast om een zakelijk probleem op te lossen. Een veelvoorkomende use case voor verkooporganisaties kan zijn om een zeer complex offertemodel te construeren met behulp van Excel. Het werkt prima op zichzelf, meestal beheerd door de persoon die het heeft gemaakt.

Na enkele jaren is er echter een monster van een spreadsheet losgelaten op het team dat honderden of zelfs duizenden keren is gekloond. Niemand kan meer vertellen wat het doet, hoe het moet worden bijgewerkt of onderhouden, of hoeveel exemplaren er in de buurt zijn. Deze schaduwklonen reizen via e-mail. We hebben allemaal mensen horen zeggen: "Hier is mijn dataset, maar als je klaar bent, kun je me de bijgewerkte terugsturen?" Dit resulteert in nog een andere kloon.

"We hebben echte offertesoftware nodig"

At some point, someone inside the company understands that there is something wrong and starts to ask, “is there any way to convert this Excel spreadsheet into actual quoting software, so we can keep the data in one place?” The identified need is real, and it means that Excel is masking a hidden software category. If Excel is necessary to calculate a price, a quote, or to find a better product for a potential customer, the category which you are seeking is actually Configure, Price, and Quote (CPQ) technology.

Waarom is CPQ-software een logische conclusie?

Spreadsheets are meant for calculation, but there is more going on in a quote other than just generating a price. There is a general lack of workflow, poor organization of data, and the absence of use and role management when using an Excel-based solution. When you work in a complex organization selling complex products, this pseudo quoting software approach won’t cut it as you try to generate more and more quotes for customers

Hoe kom je van spreadsheets naar CPQ

Dit zijn de stappen die u moet nemen als u begint met uw 'conversie' van deze zogenaamde offertesoftware naar een op regels gebaseerde en workflow-verrijkte omgeving. De echte uitdaging om van Excel naar a . te gaan CPQ-oplossing like KBMax is not converting the data from within the file, but to zet de ongeschreven regels om rondom het werkblad.

Identificeer de invoergegevens

Het kan lastig zijn om de locatie te bepalen van de cellen die worden gebruikt om uw bedrijfsgegevens in uw werkmap in te voeren. Ze kunnen zich over meerdere bladen verspreiden of in sommige gevallen zelfs verborgen zijn. U moet dus samenwerken met de gebruikers die de gegevens invoeren om een duidelijk beeld te krijgen van wat u vervangt.

Identificeer de gebruikers

Who interacts with the spreadsheet and/or is involved in the overall estimating process? This is what we ask ourselves to identify the different steps of a future workflow. This phase is the most important, because generally the data is input during one or more steps as part of a longer process.  This may mean many changes and iterations as the quote is finalized. Here is where Excel will fail and the process becomes messy. It’s also the biggest opportunity for optimization by a CPQ-oplossing.

Identificeer de gegevensuitvoer

Je komt misschien in de verleiding om te zeggen: "Ik heb maar één output, de prijs". Maar als je erover nadenkt, is dat helemaal niet waar. Bij het handmatig prijzen van een complex product kunnen er een aantal documenten, artefacten en elektronische records moeten worden gemaakt: een voorstel in meerdere talen, stuklijst, lay-out, 2D/3D CAD-tekening ... oh, en dan alles handmatig invoegen als een vastleggen in CRM/PLM/ERP. Hier kan Excel je helemaal niet helpen, maar KBMax kan je veel helpen!

Kan KBMax CPQ dit doen?

Have you ever tried to open an Excel file on a mobile device? If yes, you probably don’t want to endure this user experience ever again. With a little work, an Excel spreadsheet’s functionality can be made work beautifully within a KBMax configurator. We have created a user-friendly experience for complex Product configuratie based on years of collective CPQ experience. KBMax can knock down all the pain points experienced by teams using an Excel-based quoting solution.

CPQ-regels, geen Excel-formules

KBMax werkte op logica en regels, mogelijk gemaakt door een geweldige en intuïtieve visuele bouwer zonder code, genaamd Snap. Het is gemakkelijker te leren dan Excel en is veel krachtiger. De geavanceerde CPQ-regels die in Snap zijn ingebouwd, controleren niet alleen de prijzen, maar ook hoe uw productconfiguratie werkt en hoe de rest van de productlevenscyclus wordt vormgegeven en ervaren.

2D/3D visuele configuratie met dynamische prijzen

Get dynamic calculations like in Excel, but using an immersive interface choosing options and seeing the price and rendering change immediately. KBMax visualization is the leader in G2 Crowd’s Grid for the new visuele configuratie categorie.

Offertes en bestellingen met eenvoudig wijzigingsbeheer

Wilt u een offerte van 93 dagen geleden afstoffen? Geen probleem, open het, start het opnieuw in de visuele configurator en voer de wijziging snel door. Sla het op en stuur het met één klik naar de klant - bijgewerkte prijzen, weergave en alles. Excel gebruiken voor uw offertesoftware kan dat niet.

Uitgebreide workflows en gegevens delen

Excel doesn’t notify the head of sales, accounting, engineering, or the production team when a deal is closed. KBMax CPQ can automatically flow data to CRM, ERP, PLM, and other critical teams and business systems with our easy-to-integrate platform.

CAD/ontwerp- en documentautomatisering

Unless you are an amazing developer, I’m pretty sure your Excel doesn’t generate 3D CAD models and drawings. Your engineering and manufacturing teams will love that accurate and clear CAD models and documentation are generated automatically once an order is submitted. All of the choices made during the configuration phase can drive bill of materials, cut sheets, assembly instructions, shipping info, and more that results in quick order fulfillment and fewer errors.

Bekijk een demonstratie hoe CPQ uw Excel-oplossing kan vervangen.