Kan een Excel-spreadsheet worden omgezet in werkelijke offertesoftware?

Ik ontwikkel al software sinds ik acht jaar oud was. Een van de meest gestelde vragen die ik heb gekregen sinds ik begon, is: "Kun je software ontwikkelen vanuit een Excel-spreadsheet?" Heb je ooit geprobeerd te zoeken naar software die dit kan? Het spijt me u te moeten zeggen, het bestaat niet, of als het wel bestaat, doet het niet wat u ervan verwacht. Waarom?

Wat zit er in een naam?

In het Italiaans noemen we Excel een 'rekenblad'. Deze naam is veel beter dan het een "spreadsheet" te noemen, omdat "sheet for berekening" suggereert dat je zou moeten doen iets met het blad. De meeste spreadsheets hebben een dynamisch element; formules en misschien zelfs macro's.

Iedereen doet het

De leercurve van Excel is niet steil. Dit wekt een fascinatie voor 'aspirant-ontwikkelaars', en in elk bedrijf is er minstens één die complexe sheets begint te maken met draaitabellen en VBScripts. Er is niets mis met de wens om software te schrijven, maar het gebruik van Excel als tool is het probleem. Geen enkele serieuze organisatie of team kan op deze manier effectieve, complexe en schaalbare software bouwen.

Een noodzakelijk kwaad, maar nog steeds slecht

Doorgaans begint dat "berekeningsblad" meer op een toepassing te lijken omdat het wordt toegepast om een zakelijk probleem op te lossen. Een veelvoorkomende use case voor verkooporganisaties kan zijn om een zeer complex offertemodel te construeren met behulp van Excel. Het werkt prima op zichzelf, meestal beheerd door de persoon die het heeft gemaakt.

Na enkele jaren is er echter een monster van een spreadsheet losgelaten op het team dat honderden of zelfs duizenden keren is gekloond. Niemand kan meer vertellen wat het doet, hoe het moet worden bijgewerkt of onderhouden, of hoeveel exemplaren er in de buurt zijn. Deze schaduwklonen reizen via e-mail. We hebben allemaal mensen horen zeggen: "Hier is mijn dataset, maar als je klaar bent, kun je me de bijgewerkte terugsturen?" Dit resulteert in nog een andere kloon.

"We hebben echte offertesoftware nodig"

Op een gegeven moment begrijpt iemand binnen het bedrijf dat er iets mis is en begint te vragen: "Is er een manier om dit Excel-spreadsheet om te zetten in daadwerkelijke offertesoftware, zodat we de gegevens op één plek kunnen bewaren?” De geïdentificeerde behoefte is reëel en het betekent dat Excel een verborgen softwarecategorie maskeert. Als Excel nodig is om een prijs, een offerte of een beter product voor een potentiële klant te berekenen, is de categorie die u zoekt eigenlijk Configure, Price, and Quote (CPQ)-technologie.

Waarom is CPQ-software een logische conclusie?

Spreadsheets zijn bedoeld om mee te rekenen, maar er komt meer bij een offerte kijken dan alleen het genereren van een prijs. Er is een algemeen gebrek aan workflow, slechte organisatie van gegevens en het ontbreken van gebruik en rolbeheer bij het gebruik van een op Excel gebaseerde oplossing. Wanneer je in een complexe organisatie werkt complexe producten verkopen, zal deze pseudo-aanpaksoftware-aanpak het niet redden, aangezien u steeds meer offertes voor klanten probeert te genereren

Hoe kom je van spreadsheets naar CPQ

Dit zijn de stappen die u moet nemen als u begint met uw 'conversie' van deze zogenaamde offertesoftware naar een op regels gebaseerde en workflow-verrijkte omgeving. De echte uitdaging om van Excel naar a . te gaan CPQ-oplossing Leuk vinden KBMax converteert de gegevens niet vanuit het bestand, maar naar zet de ongeschreven regels om rondom het werkblad.

Identificeer de invoergegevens

Het kan lastig zijn om de locatie te bepalen van de cellen die worden gebruikt om uw bedrijfsgegevens in uw werkmap in te voeren. Ze kunnen zich over meerdere bladen verspreiden of in sommige gevallen zelfs verborgen zijn. U moet dus samenwerken met de gebruikers die de gegevens invoeren om een duidelijk beeld te krijgen van wat u vervangt.

Identificeer de gebruikers

Wie heeft interactie met de spreadsheet en/of is betrokken bij het algemene schattingsproces? Dit is wat we ons afvragen om de verschillende stappen van een toekomstige workflow te identificeren. Deze fase is de belangrijkste, omdat de gegevens doorgaans in één of meerdere stappen worden ingevoerd als onderdeel van een langer proces. Dit kan veel veranderingen en iteraties met zich meebrengen als de offerte definitief is. Hier zal Excel falen en wordt het proces rommelig. Het is ook de grootste kans voor optimalisatie door een CPQ-oplossing.

Identificeer de gegevensuitvoer

Je komt misschien in de verleiding om te zeggen: "Ik heb maar één output, de prijs". Maar als je erover nadenkt, is dat helemaal niet waar. Bij het handmatig prijzen van een complex product kunnen er een aantal documenten, artefacten en elektronische records moeten worden gemaakt: een voorstel in meerdere talen, stuklijst, lay-out, 2D/3D CAD-tekening ... oh, en dan alles handmatig invoegen als een vastleggen in CRM/PLM/ERP. Hier kan Excel je helemaal niet helpen, maar KBMax kan je veel helpen!

Kan KBMax CPQ dit doen?

Heb je ooit geprobeerd een Excel-bestand op een mobiel apparaat te openen? Zo ja, dan wil je deze gebruikerservaring waarschijnlijk nooit meer meemaken. Met een beetje werk kan de functionaliteit van een Excel-spreadsheet prachtig werken binnen een KBMax-configurator. We hebben een gebruiksvriendelijke ervaring gecreëerd voor complexe productconfiguratie op basis van jarenlange collectieve CPQ-ervaring. KBMax kan alle pijnpunten die teams ervaren wegnemen met behulp van een op Excel gebaseerde offerte-oplossing.

CPQ-regels, geen Excel-formules

KBMax werkte op logica en regels, mogelijk gemaakt door een geweldige en intuïtieve visuele bouwer zonder code, genaamd Snap. Het is gemakkelijker te leren dan Excel en is veel krachtiger. De geavanceerde CPQ-regels die in Snap zijn ingebouwd, controleren niet alleen de prijzen, maar ook hoe uw productconfiguratie werkt en hoe de rest van de productlevenscyclus wordt vormgegeven en ervaren.

2D/3D visuele configuratie met dynamische prijzen

Krijg dynamische berekeningen zoals in Excel, maar gebruik een meeslepende interface om opties te kiezen en de prijs en weergave onmiddellijk te zien veranderen. KBMax-visualisatie is de leider in G2 Crowd's Grid voor de nieuwe visuele configuratiecategorie.

Offertes en bestellingen met eenvoudig wijzigingsbeheer

Wilt u een offerte van 93 dagen geleden afstoffen? Geen probleem, open het, start het opnieuw in de visuele configurator en voer de wijziging snel door. Sla het op en stuur het met één klik naar de klant - bijgewerkte prijzen, weergave en alles. Excel gebruiken voor uw offertesoftware kan dat niet.

Uitgebreide workflows en gegevens delen

Excel stelt het hoofd van verkoop, boekhouding, engineering of het productieteam niet op de hoogte wanneer een deal wordt gesloten. KBMax CPQ kan gegevens automatisch doorstromen naar CRM, ERP, PLM, en andere kritieke teams en bedrijfssystemen met ons eenvoudig te integreren platform.

CAD/ontwerp- en documentautomatisering

Tenzij je een geweldige ontwikkelaar bent, ben ik er vrij zeker van dat je Excel geen 3D CAD-modellen en tekeningen genereert. Uw engineering- en productieteams zullen dat nauwkeurig en duidelijk geweldig vinden CAD-modellen en documentatie worden automatisch gegenereerd zodra een bestelling is geplaatst. Alle keuzes die tijdens de configuratiefase worden gemaakt, kunnen stuur stuklijsten, losse vellen, montage-instructies, verzendinformatie en meer dat resulteert in een snelle orderafhandeling en minder fouten.

Bekijk een demonstratie hoe CPQ uw Excel-oplossing kan vervangen.