Gegevensbeveiliging en naleving voor geautomatiseerde verkoopsystemen: uw digitale activa beschermen

Denk hier eens over na: uw verkooptechnologie bevat een schat aan cruciale informatie. 

Van klantgegevens tot prijsstrategieën, productconfiguraties en verkoopprognoses: alles is aanwezig en helpt uw bedrijf vooruit. 

Wat gebeurt er als deze gegevens in de verkeerde handen vallen of in strijd zijn met de nalevingsvoorschriften?

Dat is waar robuuste gegevensbeveiliging en een toewijding aan naleving van toepassing zijn. Het zijn geen juridische selectievakjes, maar essentiële bescherming voor de meest waardevolle activa van uw bedrijf. 

In dit artikel wordt onderzocht hoe u veelvoorkomende kwetsbaarheden kunt omzetten in sterke punten, zodat uw systemen een concurrentievoordeel blijven in plaats van een last. 

Aan het einde begrijpt u hoe compliance zich verhoudt tot verkooptechnologie en welke stappen u moet nemen om gegevens op de korte en lange termijn te beschermen. 

De hoge inzet van gegevensbeveiliging en naleving

Laten we beginnen met een getal waar iedere ondernemer van zal opkijken: $4,45 miljoen. Volgens IBM, dat zijn de gemiddelde kosten van een datalek in 2024. 

Als een inbreuk langer dan 100 dagen onopgemerkt blijft, kunnen de kosten dramatisch oplopen en het voortbestaan van een bedrijf in gevaar brengen.

Het is echter niet allemaal kommer en kwel. IBM ontdekte ook dat organisaties die geautomatiseerde beveiligingstechnologieën inzetten gemiddeld $1,55 miljoen besparen aan kosten gerelateerd aan inbreuken. 

Bovendien kan de implementatie van compliancetechnologie de compliance-gerelateerde uitgaven met ongeveer $1,45 miljoen verlagen. 

Deze cijfers benadrukken een belangrijk punt: investeren in robuuste gegevensbeveiliging en nalevingsmaatregelen gaat niet alleen om het vermijden van boetes of negatieve publiciteit. Het is een strategische beslissing die van invloed kan zijn op uw winst.

Hoe zijn naleving en beveiliging gekoppeld aan verkoopautomatiseringstools?

De bovenstaande statistieken zijn nog relevanter voor bedrijven die afhankelijk zijn van geautomatiseerde verkoopsystemen. 

Van Customer Relationship Management (CRM)-platforms tot configureren, prijzen en offertes (CPQ) software, e-mailautomatiseringstools en analysedashboards vormen de ruggengraat van moderne verkoopactiviteiten. 

Deze systemen herbergen vaak een schat aan gevoelige informatie, van klantgegevens tot bedrijfseigen prijsmodellen. U moet bedenken wat er gebeurt als deze gegevens in de verkeerde handen vallen of in strijd zijn met de nalevingsvoorschriften.

In het volgende gedeelte worden enkele belangrijke privacyregels beschreven en hoe deze van toepassing zijn op bedrijven die vertrouwen op verkoop automatisering hulpmiddelen. 

Gegevensbeveiliging en privacy begrijpen: meer dan alleen modewoorden

Wanneer we het hebben over gegevensbeveiliging en privacy, hebben we het over twee gerelateerde, maar toch verschillende concepten. 

Laten we ze eens nader bekijken en de implicaties ervan voor geautomatiseerde verkoopsystemen onderzoeken:

Gegevensbeveiliging

Gegevensbeveiliging omvat alle praktijken en technologieën die worden ingezet om gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, corruptie of diefstal gedurende de gehele levenscyclus. 

Het omvat verschillende belangrijke componenten:

1. Toegangscontrole: Dit fundamentele aspect van gegevensbeveiliging omvat het beheren van wie specifieke gegevens in uw systeem kan bekijken of gebruiken. Het gaat erom ervoor te zorgen dat werknemers alleen toegang hebben tot de informatie die nodig is voor hun rol. 
2. Encryptie: Dit is het proces van het coderen van informatie zodat alleen geautoriseerde partijen er toegang toe hebben. Zelfs als iemand die niet geautoriseerd is de gegevens in handen krijgt, kan hij deze niet lezen zonder de decryptiesleutel. Encryptie is cruciaal voor het beschermen van gevoelige gegevens, zowel tijdens het transport (wanneer deze tussen systemen of naar gebruikers worden verplaatst) als in rust (wanneer deze in databases is opgeslagen).
3. Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietesten: Regelmatige audits en tests helpen kwetsbaarheden te identificeren voordat ze kunnen worden uitgebuit. Dit kan gesimuleerde aanvallen op uw systemen inhouden om hun veerkracht te testen.
4. Incidentresponsplan: Ondanks de beste inspanningen kunnen er nog steeds beveiligingsincidenten optreden. Het is van fundamenteel belang om een goed gedefinieerd plan te hebben voor het detecteren, reageren op en beperken van beveiligingsinbreuken. Dit plan moet stappen schetsen voor het inperken van de inbreuk, het beoordelen van de impact ervan en het communiceren met de betrokken partijen.

Gegevensbescherming

Dataprivacy gaat verder dan alleen het veilig houden van data. Het gaat om het verzamelen, gebruiken, delen en beheren van persoonlijke informatie. Voor geautomatiseerde verkoopsystemen hebt u waarschijnlijk te maken met een aanzienlijke hoeveelheid gevoelige data:

1. Klantinformatie: Dit omvat namen, adressen, contactgegevens en mogelijk gevoeligere informatie zoals financiële gegevens of aankoopgeschiedenis. Verkeerd omgaan met deze gegevens kan het vertrouwen van de klant ondermijnen en leiden tot wettelijke sancties.
2. Prijsgegevens: Uw prijsmodellen en strategieën zijn vaak goed bewaarde geheimen. Als deze informatie uitlekt, kan dit concurrenten een voorsprong geven en mogelijk uw hele marktstrategie verstoren.
3. Productconfiguraties: De unieke combinaties en aanpassingen die uw aanbod onderscheiden, zijn een vorm van intellectueel eigendom. Het beschermen van deze informatie is cruciaal voor het behouden van uw concurrentievoordeel.
4. Verkoopstrategieën: Uw methoden voor het identificeren van leads, het koesteren van prospects en het sluiten van deals zijn waardevolle activa. Door deze informatie privé te houden, behoudt u uw voorsprong op de markt.
5. Financiële gegevens:Dit omvat niet alleen betalingsgegevens van klanten, maar ook uw eigen omzetcijfers, winstmarges en andere gevoelige financiële gegevens.

Het implementeren van sterke dataprivacypraktijken draait om het opbouwen van vertrouwen bij klanten en partners. Bedrijven met robuuste privacymaatregelen hebben minder kans op datalekken en als er toch datalekken optreden, zijn ze vaak makkelijker op te lossen. 

Compliance-kaders en -regelgeving: navigeren door de alfabetsoep

Het regelgevingslandschap rondom databeveiliging en privacy kan lijken op een alfabetsoep van acroniemen: GDPR, CCPA, PCI DSS, HIPAA en meer. Laten we een aantal van de belangrijkste kaders eens bekijken:

AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

De AVG, die in 2018 werd geïmplementeerd, is de meest uitgebreide verordening voor gegevensbescherming tot nu toe. Hoewel het een EU-wet is, heeft het invloed op elk bedrijf dat de gegevens van EU-burgers verwerkt, ongeacht waar het bedrijf is gevestigd. Belangrijke punten zijn:

• Gebruikersrechten: Personen hebben het recht om te weten welke gegevens over hen worden verzameld, waarom ze worden verzameld en hoe ze worden gebruikt. Ze hebben ook het "recht om vergeten te worden", waardoor ze kunnen verzoeken om verwijdering van hun gegevens.
• ToestemmingOrganisaties moeten duidelijke, actieve toestemming verkrijgen voordat ze persoonlijke gegevens verzamelen.
• Melding van datalekkenBedrijven moeten bepaalde soorten datalekken binnen 72 uur melden bij de autoriteiten.
• Straffen:Bij niet-naleving kunnen boetes worden opgelegd tot € 20 miljoen of 4% van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag het hoogst is.

CCPA (Californische wet op de privacy van consumenten)

CCPA, vaak aangeduid als "GDPR-lite", biedt vergelijkbare bescherming voor inwoners van Californië. Belangrijke bepalingen zijn onder meer:

• OpenbaringBedrijven moeten consumenten informeren over de categorieën persoonlijke informatie die zij verzamelen en de doeleinden waarvoor deze wordt gebruikt.
• Toegang en verwijderingConsumenten hebben het recht om toegang te vragen tot hun persoonlijke gegevens en om te vragen deze te verwijderen.
• AfmeldenConsumenten kunnen ervoor kiezen om de verkoop van hun persoonlijke gegevens uit te schakelen.
• Non-discriminatieBedrijven mogen consumenten die hun CCPA-rechten uitoefenen, niet discrimineren.

PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard)

PCI DSS-naleving is niet-onderhandelbaar als uw geautomatiseerde verkoopsysteem creditcardtransacties verwerkt. Deze standaard omvat vereisten zoals:

• Een veilig netwerk onderhouden
• Bescherming van kaarthoudergegevens door middel van encryptie
• Het implementeren van sterke toegangscontrolemaatregelen
• Regelmatig monitoren en testen van netwerken
• Het handhaven van een informatiebeveiligingsbeleid

Als u zich niet aan de regels houdt, kunt u boetes krijgen, hogere transactiekosten betalen of zelfs geen kaartbetalingen meer verwerken.

HIPAA (Wet op de overdraagbaarheid en verantwoording van ziektekostenverzekeringen)

HIPAA-naleving is cruciaal voor bedrijven in of grenzend aan de gezondheidszorgsector. Het regelt het gebruik en de openbaarmaking van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) en omvat bepalingen voor:

• Zorgen voor de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van alle elektronische PHI
• Bescherming tegen redelijkerwijs te verwachten bedreigingen of gevaren
• Bescherming tegen redelijkerwijs te verwachten vormen van gebruik of openbaarmaking die niet zijn toegestaan door de Privacyregelgeving
• Zorgen voor naleving door het personeel

SOC 2 (Service Organisatie Controle 2)

SOC 2 is een belangrijk raamwerk voor serviceproviders, met name voor degenen die cloudgebaseerde oplossingen aanbieden. Het richt zich op vijf principes van vertrouwensdiensten:

1. Beveiliging: Het systeem is beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang.
2. Beschikbaarheid: Het systeem is beschikbaar voor gebruik en exploitatie zoals vastgelegd of overeengekomen.
3. Verwerkingsintegriteit: De systeemverwerking is compleet, nauwkeurig, tijdig en geautoriseerd.
4. Vertrouwelijkheid: Informatie die als vertrouwelijk wordt aangemerkt, wordt beschermd zoals vastgelegd of overeengekomen.
5. Privacy: Persoonlijke gegevens worden verzameld, gebruikt, bewaard, bekendgemaakt en vernietigd in overeenstemming met de verplichtingen en criteria.

SOC 2-naleving wordt steeds belangrijker voor verkoopautomatiseringssystemen of systemen met gevoelige klantgegevens. Het verzekert klanten ervan dat hun gevoelige prijs-, product- en verkoopgegevens worden behandeld met passende beveiligingsmaatregelen.

De beveiligingsvoordelen van cloud-verkoopautomatiseringstools

Er is ook goed nieuws te midden van dit alles: cloudsoftware heeft het handhaven van hoge nalevings- en beveiligingsnormen vereenvoudigd. 60% van alle bedrijfsgegevens wordt opgeslagen in de cloud en de uitgaven voor cloud computing stijgen elk jaar enorm. 

Waarom is dat belangrijk? Cloudproviders hebben flink geïnvesteerd in beveiligingsinfrastructuur en expertise die voorheen alleen beschikbaar waren voor grote ondernemingen. 

Dit heeft gezorgd voor een gelijk speelveld, waardoor bedrijven van elke omvang kunnen profiteren van geavanceerde beveiligingsmaatregelen. 

Uiteraard is het belangrijk om te beseffen dat de implementatie van cloudoplossingen bedrijven niet ontslaat van hun verantwoordelijkheden op het gebied van beveiliging en naleving. 

Maar het biedt nog steeds een vertrouwenslaag, verandert de dynamiek en vermindert vaak de technische last, terwijl de nadruk ligt op de noodzaak van de juiste configuratie, monitoring en governance.

Laten we eens kijken welke impact cloudgebaseerde verkoopautomatiseringstools hebben op de beveiliging en naleving van wet- en regelgeving:

Verbeterde beveiligingsinfrastructuur

Cloudproviders (denk aan Google, Microsoft (en hun Azure-platform) en Amazon (met AWS)) bieden een robuuste beveiligingsinfrastructuur die de meeste bedrijven moeilijk intern kunnen repliceren. 

Ze controleren, updaten en verbeteren voortdurend de beveiligingsmaatregelen en implementeren gelijktijdig beveiligingsupdates en patches in de gehele infrastructuur.

Uitgebreide gegevensbescherming

Toonaangevende cloudproviders implementeren robuuste gegevensbeschermingsmaatregelen. Dit omvat state-of-the-art encryptie voor gegevens, zowel in transit als in rust, waardoor wordt gewaarborgd dat zelfs als onbevoegde partijen toegang krijgen, ze de informatie niet kunnen ontcijferen zonder encryptiesleutels. 

Met multifactorauthenticatie voegt u een extra beveiligingslaag toe, waardoor het risico op ongeautoriseerde toegang afneemt, zelfs als de inloggegevens bekend zijn.

Gestroomlijnd nalevingsbeheer

Op de cloud gebaseerde tools voor verkoopautomatisering vereenvoudigen het compliancebeheer op verschillende manieren:

1. Ingebouwde compliancefuncties, zoals audittrails, op rollen gebaseerde toegangscontrole en opties voor gegevensresidentie, helpen u te voldoen aan diverse wettelijke vereisten.
2. Regelmatige nalevingsaudits en certificeringen (zoals SOC 2, ISO 27001) die door cloudproviders worden uitgevoerd, bieden een mate van nalevingsgarantie die voor individuele bedrijven afzonderlijk moeilijk en duur zou zijn om te bereiken.
3. Geïntegreerde tools voor datagovernance bieden nauwkeurige controle over de toegang tot en het gebruik van gegevens, wat essentieel is voor de naleving van regelgeving zoals de AVG en CCPA.
4. Geautomatiseerde rapportagefuncties voor naleving genereren de benodigde rapporten voor verschillende regelgevingen, waardoor u tijd bespaart en het risico op menselijke fouten verkleint.

Uw CPQ-toekomst veiligstellen

Data is een van uw meest waardevolle activa, en nergens is dit meer waar dan in uw CPQ-systeem. Het beschermen van deze data gaat niet alleen over het voorkomen van inbreuken, maar ook over het opbouwen van vertrouwen, het mogelijk maken van innovatie en het creëren van een basis voor succes op de lange termijn.

Door proactief te blijven en de nieuwste technologieën te benutten, kunnen organisaties een robuust beveiligings- en nalevingskader creëren dat hun gegevens beschermt en hen een concurrentievoordeel oplevert.

Als u klaar bent om de beveiliging van uw verkoopautomatisering te verbeteren, biedt Epicor geavanceerde beveiligingsfuncties en compliancetools, waaronder Epicor CPQ, ontworpen om uw gegevens te beschermen en tegelijkertijd verkoopprocessen te stroomlijnen. 

Neem vandaag nog contact op met Epicor om te ontdekken hoe onze oplossingen u kunnen helpen een veiligere, conformere en efficiëntere verkoopmachine te bouwen.

Verzeker uw toekomstige omzet met Epicor, waar innovatie en bescherming samenkomen.

Veelgestelde vragen over de beveiliging van verkoopautomatisering

Hoe helpt een platform voor gegevensbeveiliging organisaties bij het voldoen aan de vereisten voor gegevenscompliance en gegevensprivacy?

Een databeveiligingsplatform is cruciaal voor organisaties om te voldoen aan de vereisten voor datacompliance en dataprivacycompliance door uitgebreide tools te bieden voor databescherming, preventie van dataverlies en datamaskering. Het zorgt ervoor dat persoonlijk identificeerbare informatie (PII) wordt beschermd, waardoor organisaties kunnen voldoen aan regelgeving zoals GDPR en andere privacywetten.

What is the role of security compliance in mitigating cyber threats and ensuring cloud security?

Security compliance plays a critical role in mitigating cyber threats by enforcing adherence to established security controls and compliance standards. In the context of cloud security, it ensures that data stored and processed in the cloud is protected against unauthorized access, data breaches, and other cyber threats, thereby maintaining the integrity and confidentiality of the data.

How do compliance requirements and data protection regulations influence the development of application security measures?

Compliance requirements and data protection regulations directly influence the development of application security measures by mandating specific security controls and risk assessments. These regulations require that applications be designed with security in mind, incorporating measures such as data masking, encryption, and secure coding practices to protect sensitive data from cyber threats.

What are the key components of a risk assessment in ensuring regulatory compliance and data security compliance?

A risk assessment for ensuring regulatory and data security compliance involves identifying potential cyber threats, evaluating the effectiveness of current security controls, and determining the likelihood and impact of security breaches. This process helps organizations align their security practices with compliance standards, ensuring that they meet all necessary data protection regulations.

How does data sovereignty impact an organization’s approach to data security measures and compliance standards?

Data sovereignty refers to the concept that data is subject to the laws and regulations of the country where it is located. This impacts an organization’s approach to data security measures and compliance standards by requiring that data be stored, processed, and protected in accordance with local data protection regulations. Organizations must implement security controls that align with the specific compliance requirements of each jurisdiction where their data resides.

What strategies can organizations implement to ensure ransomware recovery and maintain data privacy compliance?

Organizations can implement strategies such as regular data backups, encryption, and data loss prevention measures to ensure ransomware recovery and maintain data privacy compliance. Additionally, having a comprehensive incident response plan that includes data recovery procedures and compliance with privacy laws like GDPR can help minimize the impact of ransomware attacks and protect sensitive information.

How does GDPR compliance influence an organization’s approach to data loss prevention and security controls?

GDPR compliance influences an organization’s approach to data loss prevention and security controls by requiring stringent measures to protect personally identifiable information (PII). Organizations must implement robust security controls such as encryption, access controls, and data masking to prevent unauthorized access and data breaches, thereby ensuring compliance with GDPR and other data protection regulations.

What are the challenges of achieving data security compliance in the face of evolving cyber threats and privacy laws?

Achieving data security compliance in the face of evolving cyber threats and privacy laws is challenging due to the constantly changing nature of cyber threats and the complexity of complying with multiple regulatory frameworks. Organizations must continuously update their security controls, conduct regular risk assessments, and stay informed about the latest data protection regulations and compliance standards to effectively safeguard their data and maintain compliance.