De definitieve gids voor CPQ-implementatie

Voor B2B-bedrijven die complexe producten verkopen, zou CPQ de hoeksteen moeten zijn van hun digitale transformatiedoelen. Vereenvoudiging en stroomlijning van het verkoop- en productieproces, het elimineren van fouten en technische knelpunten, snelle onboarding van nieuwe medewerkers, hogere productiviteit, marges en winst, en verbeterde klantervaring kunnen allemaal van u zijn door te investeren in CPQ.

Dat is het verkooppraatje, nu is hier de realiteit:

U kunt een fortuin uitgeven aan 's werelds meest flitsende CPQ, maar zonder zorgvuldige implementatie zal het uw bedrijfsresultaten niet verbeteren. Het kan zelfs een nadelige invloed hebben op uw bedrijf: verwarring en ontevredenheid zaaien bij een personeelsbestand dat bestand is tegen verandering.

CPQ-implementatie is niet rechtlijnig. Het zou ook niet zo moeten zijn. Het doel hier is een complete bedrijfstransformatie, en om dat te laten gebeuren, zal elke persoon, elk product, elk proces en elk systeem in uw hele organisatie worden beïnvloed.

Fase 1. Bouw het juiste team op

Een samenhangend, multifunctioneel team, bestaande uit zowel technische als niet-technische leden, vormt de kern van elk succesvol CPQ implementatie. De uitvoerende sponsor is de spil, verantwoordelijk voor het verdedigen van het project, het veiligstellen van afdelingsoverschrijdende ondersteuning en het bieden van zakelijke context aan de projectmanager en het team. De uitvoerende sponsor fungeert als de primaire bron van contact voor alle interne en externe belanghebbenden, en zij staan op het spel voor het succes van het project. Hun mate van betrokkenheid kan de CPQ-implementatie maken of breken.

Aan de operationele kant moet het team experts omvatten uit alle kernfuncties van het bedrijf, maar vooral uit de verkoop, die met hun dagelijkse klantinteracties het meest op de hoogte zijn van de behoeften van de klant. Klantenondersteuningsmedewerkers zijn ook van onschatbare waarde vanuit het oogpunt van implementatie, dankzij hun diepgaande kennis van veelvoorkomende problemen, klachten van klanten en hun respectievelijke oplossingen.

Aan de technische kant moet u projectmatige uitvoerders opnemen, die verantwoordelijk zijn voor het implementeren van de configurators en hen ondersteunen na de implementatie. Ook ondersteuningstechnici, die technische ondersteuningstickets van operations hebben, onderhouden helpbestanden en ondersteunend materiaal en bieden interne training. En natuurlijk de productieleiders, met hun technische kennis van productspecificaties, gereedschappen, productieprocessen en tijdlijnen.

Fase 2. Bepaal de gereedheid en identificeer zakelijke drijfveren

Bent u klaar voor de CPQ-implementatie? Omdat het tijd, middelen, verandering en veel organisatorische afstemming kost om het goed te krijgen. Als je de volgende vragen helder en bondig kunt beantwoorden, ben je op de goede weg:

1. Kunt u uw organisatiedoelen en roadmap identificeren en documenteren?
2. Kunt u uw organisatie-roadmap opsplitsen in processen?
3. Kunt u uw processen in hun huidige staat in kaart brengen?
4. Kunt u bestaande knelpunten, achterstanden en inefficiënties identificeren?
5. Kunt u uw klant in detail beschrijven? (Denk aan de 80/20-regel: identificeer laaghangend fruit en ontwerp nooit voor randgevallen.)
6. Kun jij agile processen ontwerpen voor implementatie, verandermanagement en onderhoud?

Vervolgens, en dit is misschien wel DE belangrijkste vraag om te stellen:

7. Wat zijn uw belangrijkste zakelijke drijfveren?

Waarom implementeert u CPQ? Wat probeer je te bereiken? Wilt u de time-to-offerte verkorten, het aantal deals vergroten, de ordernauwkeurigheid verbeteren, het klantenbehoud vergroten of al het bovenstaande? Wat uw belangrijkste zakelijke drijfveren ook zijn, ze moeten de basis vormen voor uw implementatiebesluitvorming - ontwerp voor resultaten, niet voor functies.

Fase 3. Koop zo vroeg mogelijk een buy-in

U bent 100% verkocht op het idee van CPQ – dat is geweldig – maar uw medewerkers moeten ook waarde in het project zien voor een vlotte implementatie. Samen moet u de hiaten en wrijvingspunten identificeren die CPQ zal oplossen, teamleden informeren over tijdlijnen en bespreken hoe CPQ specifieke rollen en statussen binnen de organisatie zal beïnvloeden. Door medewerkers vroeg in CPQ en de daaropvolgende transformatie te laten investeren, ontstaat een gedeelde visie, waardoor passieve gebruikers CPQ-ambassadeurs worden.

Buy-in van leiderschap is net zo belangrijk (buy-in en budget gaan hand in hand), en om dit te bereiken, moet u laten zien hoe CPQ de bedrijfsresultaten zal beïnvloeden. Het moet aan het senior management overduidelijk worden gemaakt wat succes en falen is, evenals de tijd, financiën en personeel die nodig zijn om uw CPQ-doelen te bereiken. Leiderschap moet worden aangemoedigd om een servicementaliteit in te ruilen voor een investeringsmentaliteit, waarbij geld dat vandaag wordt uitgegeven, morgen meer geld oplevert.

Fase 4. Voer uw CPQ-project uit

Dus u heeft uw team samengesteld, uw zakelijke drijfveren geïdentificeerd en op alle niveaus ingekocht, het enige wat u nog hoeft te doen is uw CPQ implementeren. Maar waar te beginnen? Zoals elk goed project begint het proces met het voorbereiden van uw documentatie. Verzamel uw team en laat ze uw gegevens controleren op nauwkeurigheid en opschonen wanneer en waar nodig.

Begin met uw productcatalogus (dit dient als uw basis) en breng vervolgens de logica aan die nodig is voor productconfigurators (hoe verhouden uw producten zich tot elkaar?) en prijsgegevens en regels. Als dit allemaal een beetje klinkt complex, onthoud, een goede CPQ-provider begeleidt u zorgvuldig door dit proces.

De volgende stap in het uitvoeringsproces is het opzetten van uw omgeving, het verbinden met uw andere bedrijfssystemen (zoals Salesforce) via API's en het verlenen van toegang (met verschillende machtigingen) aan technische leden van het implementatieteam. Deze leden kunnen dan aan de back-end beginnen te werken, de logica schrijven die de configurators zal laten werken, en de front-end, en vaststellen wat verkopers en klanten daadwerkelijk zullen doen. zien bij interactie met de software.

Ten slotte moet het team aan de output werken. Bepaal hoe offertedocumenten en aangepaste voorstellen eruit zullen zien wanneer ze naar klanten worden verzonden, en maak Word- en Excel-sjablonen met de juiste uitvoervelden en regels. Als u een visuele CPQ, je moet je ook voorbereiden CAD sjablonen met alle onderdelen, samenstellingen en tekeningen.

Fase 5. Ontwikkel uw CPQ-succes

Denken dat de uitdagingen van de CPQ-implementatie uitsluitend in software en applicaties liggen, zou een vergissing zijn. Zoals zo vaak bij elke organisatieverandering, liggen de belangrijkste barrières in de bedrijfscultuur. Zeventig procent van gecompliceerde, grootschalige veranderprogramma's bereiken hun gestelde doelen niet. Waarom? Omdat werknemers resistent zijn tegen het veranderen van diepgewortelde praktijken en leiderschapsteams het idee van holistische verandering niet volledig omarmen.

Adoptie staat centraal. En door vroeg in het implementatieproces aan de slag te gaan, plukt dit zijn vruchten af. Toch houdt het daar niet op. Praktische, rolspecifieke training, opgedeeld in verteerbare brokken, geeft werknemers het vertrouwen dat ze nodig hebben (zowel in hun eigen kunnen als in de vaardigheid van de software) om het proces vol te houden als ze uitdagingen tegenkomen. Ondertussen kan de executive buy-in worden gehandhaafd door middel van regelmatige ontmoetingen met de executive sponsor, die tot ver na het einde van de implementatietijdlijn verslag uitbrengt aan de C-suite.

Ten slotte moet u meten en optimaliseren, waarbij u een iteratieve benadering hanteert terwijl u de resultaten na de implementatie bestudeert. Canvas opinion over het implementatieteam, documenteer mogelijke verbeteringen en voer de nodige optimalisaties uit op basis van de feedback die u ontvangt.