Un foglio di calcolo Excel può essere trasformato in un vero e proprio software di quotazione?

Sviluppo software da quando avevo otto anni. Una delle domande più frequenti che ho ricevuto da quando ho iniziato è: "Puoi sviluppare software da un foglio di calcolo Excel?" Hai mai provato a cercare un software in grado di farlo? Mi dispiace dirti che non esiste, o se esiste, non fa quello che ti aspetti che faccia. Come mai?

Cosa c'è in un nome?

In italiano chiamiamo Excel un “foglio per il calcolo”. Questo nome è molto meglio che chiamarlo "foglio di calcolo" perché "foglio per il calcolo" suggerisce che dovresti fare qualcosa con il foglio. La maggior parte dei fogli di calcolo avrà qualche elemento dinamico; formule e forse anche macro.

Lo fanno tutti

La curva di apprendimento di Excel non è ripida. Questo crea un fascino per gli "aspiranti sviluppatori" e in ogni azienda ce n'è almeno uno che inizia a creare fogli complessi con tabelle pivot e VBScript. Non c'è niente di sbagliato nel desiderio di scrivere software, ma usare Excel come strumento è il problema. Nessuna organizzazione o squadra seria può creare un software efficace, complesso e scalabile in questo modo.

Un male necessario, ma ancora male

In genere, quel "foglio di calcolo" inizia a sembrare più un'applicazione in quanto viene applicato per risolvere un problema aziendale. Un caso d'uso comune per le organizzazioni di vendita potrebbe essere quello di costruire un modello di quotazione molto complesso utilizzando Excel. Funziona bene in isolamento, di solito gestito dalla persona che lo ha creato.

Dopo diversi anni, però, sulla squadra si è scatenato un mostro di foglio di calcolo che è stato clonato centinaia o addirittura migliaia di volte. Nessuno può più dire cosa fa, come aggiornarlo o mantenerlo o determinare quante copie potrebbero essere in circolazione. Questi cloni ombra viaggiano via e-mail. Abbiamo sentito tutti dire: "Ecco il mio set di dati, ma dopo che hai finito, puoi per favore inviarmi quello aggiornato?" Ciò si traduce in un altro clone.

"Abbiamo bisogno di un vero software di quotazione"

At some point, someone inside the company understands that there is something wrong and starts to ask, “is there any way to convert this Excel spreadsheet into actual quoting software, so we can keep the data in one place?” The identified need is real, and it means that Excel is masking a hidden software category. If Excel is necessary to calculate a price, a quote, or to find a better product for a potential customer, the category which you are seeking is actually Configure, Price, and Quote (CPQ) technology.

Perché il software CPQ è una conclusione logica?

Spreadsheets are meant for calculation, but there is more going on in a quote other than just generating a price. There is a general lack of workflow, poor organization of data, and the absence of use and role management when using an Excel-based solution. When you work in a complex organization selling complex products, this pseudo quoting software approach won’t cut it as you try to generate more and more quotes for customers

Come passare da fogli di calcolo a CPQ

Questi sono i passaggi che devi compiere quando inizi la tua "conversione" da questo cosiddetto software di quotazione in un ambiente basato su regole e arricchito dal flusso di lavoro. La vera sfida di passare da Excel a a Soluzione CPQ like KBMax is not converting the data from within the file, but to convertire le regole non scritte intorno al foglio di calcolo.

Identificare i dati di input

Determinare la posizione delle celle utilizzate per inserire i dati aziendali nella cartella di lavoro potrebbe essere complicato. Potrebbero diffondersi su più fogli o persino nascosti in alcuni casi. Quindi devi lavorare con gli utenti che inseriscono i dati per raccogliere una chiara comprensione di ciò che stai sostituendo.

Identificare gli utenti

Who interacts with the spreadsheet and/or is involved in the overall estimating process? This is what we ask ourselves to identify the different steps of a future workflow. This phase is the most important, because generally the data is input during one or more steps as part of a longer process.  This may mean many changes and iterations as the quote is finalized. Here is where Excel will fail and the process becomes messy. It’s also the biggest opportunity for optimization by a Soluzione CPQ.

Identificare l'output dei dati

Potresti essere tentato di dire: "Ho solo un output, il prezzo". Ma se ci pensi, non è affatto vero. Quando si determina manualmente il prezzo di un prodotto complesso, potrebbe essere necessario creare una serie di documenti, artefatti e record elettronici: una proposta in più lingue, distinta base, layout, disegno CAD 2D/3D... registrare in CRM/PLM/ERP. Qui Excel non può aiutarti affatto, ma KBMax può aiutarti molto!

KBMax CPQ può farlo?

Have you ever tried to open an Excel file on a mobile device? If yes, you probably don’t want to endure this user experience ever again. With a little work, an Excel spreadsheet’s functionality can be made work beautifully within a KBMax configurator. We have created a user-friendly experience for complex configurazione del prodotto based on years of collective CPQ experience. KBMax can knock down all the pain points experienced by teams using an Excel-based quoting solution.

Regole CPQ, non formule Excel

KBMax operava su logica e regole alimentate da un fantastico e intuitivo visual builder senza codice chiamato Snap. È più facile da imparare rispetto a Excel ed è molto più potente. Le regole CPQ avanzate integrate in Snap controllano non solo i prezzi, ma anche come funziona la configurazione del tuo prodotto e come il resto del ciclo di vita del prodotto sarà progettato e sperimentato.

Configurazione visiva 2D/3D con prezzi dinamici

Get dynamic calculations like in Excel, but using an immersive interface choosing options and seeing the price and rendering change immediately. KBMax visualization is the leader in G2 Crowd’s Grid for the new configurazione visiva categoria.

Preventivi e ordini con la semplice gestione delle modifiche

Hai bisogno di rispolverare un preventivo di 93 giorni fa? Nessun problema, aprilo, riavvialo nel configuratore visivo e apporta rapidamente la modifica. Salvalo e invialo al cliente con un clic: prezzi aggiornati, rendering e tutto il resto. L'utilizzo di Excel per il tuo software di quotazione non può farlo.

Ricchi flussi di lavoro e condivisione dei dati

Excel doesn’t notify the head of sales, accounting, engineering, or the production team when a deal is closed. KBMax CPQ can automatically flow data to CRM, ERP, PLM, and other critical teams and business systems with our easy-to-integrate platform.

CAD/Design e automazione dei documenti

Unless you are an amazing developer, I’m pretty sure your Excel doesn’t generate 3D CAD models and drawings. Your engineering and manufacturing teams will love that accurate and clear CAD models and documentation are generated automatically once an order is submitted. All of the choices made during the configuration phase can drive bill of materials, cut sheets, assembly instructions, shipping info, and more that results in quick order fulfillment and fewer errors.

Guarda una dimostrazione di come CPQ può sostituire la tua soluzione Excel.