Un foglio di calcolo Excel può essere trasformato in un vero e proprio software di quotazione?

Sviluppo software da quando avevo otto anni. Una delle domande più frequenti che ho ricevuto da quando ho iniziato è: "Puoi sviluppare software da un foglio di calcolo Excel?" Hai mai provato a cercare un software in grado di farlo? Mi dispiace dirti che non esiste, o se esiste, non fa quello che ti aspetti che faccia. Come mai?

Cosa c'è in un nome?

In italiano chiamiamo Excel un “foglio per il calcolo”. Questo nome è molto meglio che chiamarlo "foglio di calcolo" perché "foglio per il calcolo" suggerisce che dovresti fare qualcosa con il foglio. La maggior parte dei fogli di calcolo avrà qualche elemento dinamico; formule e forse anche macro.

Lo fanno tutti

La curva di apprendimento di Excel non è ripida. Questo crea un fascino per gli "aspiranti sviluppatori" e in ogni azienda ce n'è almeno uno che inizia a creare fogli complessi con tabelle pivot e VBScript. Non c'è niente di sbagliato nel desiderio di scrivere software, ma usare Excel come strumento è il problema. Nessuna organizzazione o squadra seria può creare un software efficace, complesso e scalabile in questo modo.

Un male necessario, ma ancora male

In genere, quel "foglio di calcolo" inizia a sembrare più un'applicazione in quanto viene applicato per risolvere un problema aziendale. Un caso d'uso comune per le organizzazioni di vendita potrebbe essere quello di costruire un modello di quotazione molto complesso utilizzando Excel. Funziona bene in isolamento, di solito gestito dalla persona che lo ha creato.

Dopo diversi anni, però, sulla squadra si è scatenato un mostro di foglio di calcolo che è stato clonato centinaia o addirittura migliaia di volte. Nessuno può più dire cosa fa, come aggiornarlo o mantenerlo o determinare quante copie potrebbero essere in circolazione. Questi cloni ombra viaggiano via e-mail. Abbiamo sentito tutti dire: "Ecco il mio set di dati, ma dopo che hai finito, puoi per favore inviarmi quello aggiornato?" Ciò si traduce in un altro clone.

"Abbiamo bisogno di un vero software di quotazione"

Ad un certo punto, qualcuno all'interno dell'azienda capisce che c'è qualcosa che non va e inizia a chiedere: "C'è un modo per convertire questo foglio di calcolo Excel in software di quotazione effettivo, così possiamo conservare i dati in un unico posto?" La necessità identificata è reale e significa che Excel sta mascherando una categoria di software nascosta. Se Excel è necessario per calcolare un prezzo, un preventivo o per trovare un prodotto migliore per un potenziale cliente, la categoria che stai cercando è in realtà Tecnologia Configura, Prezzo e Preventivo (CPQ).

Perché il software CPQ è una conclusione logica?

I fogli di calcolo sono pensati per il calcolo, ma c'è di più in un preventivo oltre alla semplice generazione di un prezzo. Vi è una generale mancanza di flusso di lavoro, scarsa organizzazione dei dati e assenza di utilizzo e gestione dei ruoli quando si utilizza una soluzione basata su Excel. Quando lavori in un'organizzazione complessa vendita di prodotti complessi, questo approccio software di pseudo citazione non lo taglierà mentre provi a generare sempre più preventivi per i clienti

Come passare da fogli di calcolo a CPQ

Questi sono i passaggi che devi compiere quando inizi la tua "conversione" da questo cosiddetto software di quotazione in un ambiente basato su regole e arricchito dal flusso di lavoro. La vera sfida di passare da Excel a a Soluzione CPQ Piace KBMax non sta convertendo i dati dall'interno del file, ma a convertire le regole non scritte intorno al foglio di calcolo.

Identificare i dati di input

Determinare la posizione delle celle utilizzate per inserire i dati aziendali nella cartella di lavoro potrebbe essere complicato. Potrebbero diffondersi su più fogli o persino nascosti in alcuni casi. Quindi devi lavorare con gli utenti che inseriscono i dati per raccogliere una chiara comprensione di ciò che stai sostituendo.

Identificare gli utenti

Chi interagisce con il foglio di calcolo e/o è coinvolto nel processo di stima complessivo? Questo è ciò che ci chiediamo per identificare i diversi passaggi di un flusso di lavoro futuro. Questa fase è la più importante, perché generalmente i dati vengono immessi durante uno o più passaggi nell'ambito di un processo più lungo. Ciò può significare molte modifiche e iterazioni man mano che il preventivo viene finalizzato. Qui è dove Excel fallirà e il processo diventa disordinato. È anche la più grande opportunità di ottimizzazione con una soluzione CPQ.

Identificare l'output dei dati

Potresti essere tentato di dire: "Ho solo un output, il prezzo". Ma se ci pensi, non è affatto vero. Quando si determina manualmente il prezzo di un prodotto complesso, potrebbe essere necessario creare una serie di documenti, artefatti e record elettronici: una proposta in più lingue, distinta base, layout, disegno CAD 2D/3D... registrare in CRM/PLM/ERP. Qui Excel non può aiutarti affatto, ma KBMax può aiutarti molto!

KBMax CPQ può farlo?

Hai mai provato ad aprire un file Excel su un dispositivo mobile? Se sì, probabilmente non vorrai più sopportare questa esperienza utente. Con un po' di lavoro, la funzionalità di un foglio di calcolo Excel può essere resa perfettamente funzionante all'interno di un configuratore KBMax. Abbiamo creato un'esperienza user-friendly per la configurazione di prodotti complessi basata su anni di esperienza collettiva CPQ. KBMax può eliminare tutti i punti deboli riscontrati dai team utilizzando una soluzione di quotazione basata su Excel.

Regole CPQ, non formule Excel

KBMax operava su logica e regole alimentate da un fantastico e intuitivo visual builder senza codice chiamato Snap. È più facile da imparare rispetto a Excel ed è molto più potente. Le regole CPQ avanzate integrate in Snap controllano non solo i prezzi, ma anche come funziona la configurazione del tuo prodotto e come il resto del ciclo di vita del prodotto sarà progettato e sperimentato.

Configurazione visiva 2D/3D con prezzi dinamici

Ottieni calcoli dinamici come in Excel, ma utilizzando un'interfaccia immersiva scegliendo le opzioni e vedendo il prezzo e il rendering cambiare immediatamente. Visualizzazione KBMax è il leader in G2 Crowd's Grid per la nuova categoria di configurazione visiva.

Preventivi e ordini con la semplice gestione delle modifiche

Hai bisogno di rispolverare un preventivo di 93 giorni fa? Nessun problema, aprilo, riavvialo nel configuratore visivo e apporta rapidamente la modifica. Salvalo e invialo al cliente con un clic: prezzi aggiornati, rendering e tutto il resto. L'utilizzo di Excel per il tuo software di quotazione non può farlo.

Ricchi flussi di lavoro e condivisione dei dati

Excel non informa il responsabile delle vendite, della contabilità, dell'ingegneria o del team di produzione quando un affare viene chiuso. KBMax CPQ può trasferire automaticamente i dati a CRM, ERP, PLMe altri team e sistemi aziendali critici con la nostra piattaforma di facile integrazione.

CAD/Design e automazione dei documenti

A meno che tu non sia uno sviluppatore straordinario, sono abbastanza sicuro che il tuo Excel non generi modelli e disegni CAD 3D. I tuoi team di ingegneria e produzione apprezzeranno la precisione e la chiarezza I modelli CAD e la documentazione vengono generati automaticamente una volta inviato un ordine. Tutte le scelte effettuate in fase di configurazione possono guida distinta base, fogli singoli, istruzioni di montaggio, informazioni sulla spedizione e altro che si traduce in una rapida evasione degli ordini e in un minor numero di errori.

Guarda una dimostrazione di come CPQ può sostituire la tua soluzione Excel.