La guida definitiva all'implementazione del CPQ

Per le aziende B2B che vendono prodotti complessi, CPQ dovrebbe essere la pietra angolare dei loro obiettivi di trasformazione digitale. La semplificazione e lo snellimento del processo di vendita e produzione, l'eliminazione di errori e colli di bottiglia tecnici, l'inserimento rapido di nuovi assunti, aumento della produttività, margini e profitti e una migliore esperienza del cliente possono essere tutti tuoi investendo in CPQ.

Questo è il discorso di vendita, ora ecco la realtà:

Puoi spendere una fortuna per il CPQ più appariscente del mondo, ma senza un'attenta implementazione, non migliorerà i tuoi profitti. In effetti, potrebbe finire per avere un impatto negativo sulla tua attività, seminando confusione e malcontento in una forza lavoro resistente al cambiamento.

implementazione CPQ non è semplice. Né dovrebbe essere. L'obiettivo qui è una trasformazione aziendale completa e, affinché ciò accada, ogni persona, prodotto, processo e sistema dell'intera organizzazione sarà interessato.

Fase 1. Crea la squadra giusta

Un team coeso e interfunzionale, composto da membri sia tecnici che non tecnici, è al centro di ogni successo CPQ implementazione. Lo sponsor esecutivo è il fulcro, responsabile di sostenere il progetto, garantire il supporto interdipartimentale e fornire un contesto aziendale al project manager e al team. Lo sponsor esecutivo funge da principale fonte di contatto per tutte le parti interessate interne ed esterne e sono in prima linea per il successo del progetto. Il loro livello di coinvolgimento può creare o distruggere l'implementazione del CPQ.

Per quanto riguarda le operazioni, il team dovrebbe includere esperti provenienti da tutte le funzioni aziendali principali, ma, soprattutto, dalle vendite che, con le loro interazioni quotidiane con i clienti, sono più in linea con le esigenze di personalizzazione del cliente. Il personale dell'assistenza clienti è inoltre prezioso dal punto di vista dell'implementazione, grazie alla loro profonda comprensione dei problemi, dei reclami e delle rispettive risoluzioni comuni dei clienti.

Dal punto di vista tecnico, dovresti includere implementatori basati sul progetto, che sono responsabili dell'implementazione dei configuratori e del loro supporto dopo l'implementazione. Inoltre, i tecnici del supporto, che possiedono ticket di supporto tecnico dalle operazioni, gestiscono file di aiuto e materiali di supporto e forniscono formazione interna. E, naturalmente, i responsabili della produzione, con la loro conoscenza tecnica delle specifiche del prodotto, degli strumenti, dei processi di produzione e delle tempistiche.

Fase 2. Determinare la prontezza e identificare i driver di business

Sei pronto per l'implementazione CPQ? Perché ci vogliono tempo, risorse, cambiamenti e molto allineamento organizzativo per farlo bene. Se riesci a rispondere in modo chiaro e conciso alle seguenti domande, allora sei sulla strada giusta:

1. Potete identificare e documentare i vostri obiettivi organizzativi e la roadmap?
2. Puoi suddividere la tua roadmap organizzativa in processi?
3. Riesci a mappare i tuoi processi nel loro stato attuale?
4. Riesci a identificare i colli di bottiglia, gli arretrati e le inefficienze esistenti?
5. Puoi descrivere nel dettaglio il tuo cliente? (Ricorda la regola 80/20: identifica i frutti a bassa pendenza e non progettare mai per casi limite.)
6. Potete progettare processi agili per l'implementazione, la gestione delle modifiche e la manutenzione?

Successivamente, e questa è forse LA domanda più importante da porre:

7. Quali sono i tuoi principali driver di business?

Perché stai implementando CPQ? Cosa stai cercando di ottenere? Vuoi ridurre il tempo per il preventivo, aumentare le dimensioni delle trattative, migliorare l'accuratezza degli ordini, aumentare la fidelizzazione dei clienti o tutto quanto sopra? Qualunque siano i tuoi fattori chiave di business, dovrebbero fondare il tuo processo decisionale di implementazione: progettare per i risultati, non per le funzionalità.

Fase 3. Ottieni il buy-in il prima possibile

Sei 100% venduto sull'idea di CPQ – è fantastico – ma anche i tuoi dipendenti devono vedere il valore nel progetto per un'implementazione regolare. Insieme, dovresti identificare le lacune e i punti di attrito che CPQ risolverà, istruire i membri del team sulle scadenze e discutere come CPQ influenzerà ruoli e stati specifici all'interno dell'organizzazione. Fare in modo che i dipendenti investano presto in CPQ e la successiva trasformazione crea una visione condivisa, trasformando gli utenti passivi in ambasciatori CPQ.

Il buy-in della leadership è altrettanto importante (buy-in e budget vanno di pari passo) e per raggiungerlo, devi mostrare come il CPQ avrà un impatto sui profitti della tua azienda. Dovrebbe essere ampiamente chiarito al senior management ciò che costituisce successo e fallimento, nonché il tempo, le finanze e il personale necessari per raggiungere i tuoi obiettivi CPQ. La leadership deve essere incoraggiata a scambiare una mentalità di servizio con una mentalità di investimento, in cui i soldi spesi oggi significano più soldi fatti domani.

Fase 4. Esegui il tuo progetto CPQ

Quindi hai assemblato la tua squadra, identificato i tuoi driver di business e ottenuto il consenso a tutti i livelli, l'unica cosa che resta da fare è implementare il tuo CPQ. Ma da dove cominciare? Come ogni buon progetto, il processo inizia con la preparazione della documentazione. Riunisci la tua squadra e chiedi loro di rivedere i tuoi dati per verificarne l'accuratezza, pulendo quando e dove richiesto.

Inizia con il tuo catalogo di prodotti (questo serve come base), quindi aggiungi la logica necessaria per configuratori di prodotto (in che modo i tuoi prodotti si relazionano tra loro?) e i dati e le regole sui prezzi. Se tutto questo suona un po' complesso, ricorda, un bene Fornitore CPQ ti guiderà attentamente attraverso questo processo.

Il passaggio successivo del processo di esecuzione consiste nell'impostare l'ambiente, connettendolo agli altri sistemi aziendali (come Salesforce) tramite API e fornendo l'accesso (con autorizzazioni variabili) ai membri tecnici del team di implementazione. Questi membri possono quindi iniziare a lavorare sul back-end, scrivendo la logica che farà funzionare i configuratori, e sul front-end, stabilendo cosa faranno effettivamente i rappresentanti di vendita e i clienti vedere quando si interagisce con il software.

Infine, il team deve lavorare sugli output. Decidi come appariranno i documenti di preventivo e le proposte personalizzate quando verranno inviati ai clienti e crea modelli Word ed Excel con i campi di output e le regole corretti. Se stai allestendo un CPQ visivo, dovrai anche prepararti CAD modelli con tutte le parti, gli assiemi e i disegni.

Fase 5. Progetta il tuo successo CPQ

Pensare che le sfide dell'implementazione del CPQ risiedano esclusivamente nel software e nelle applicazioni sarebbe un errore. Come spesso accade con qualsiasi cambiamento organizzativo, le barriere più significative risiedono nella cultura aziendale. Settanta per cento di complicati programmi di cambiamento su larga scala non raggiungono gli obiettivi dichiarati. Come mai? Perché i dipendenti sono resistenti al cambiamento di pratiche profondamente radicate e i team di leadership non riescono ad abbracciare completamente l'idea di cambiamento olistico.

L'adozione è fondamentale. E ottenere il consenso nelle prime fasi del processo di implementazione raccoglie dividendi a tal fine. Tuttavia, non si ferma qui. La formazione pratica e specifica per il ruolo, suddivisa in blocchi digeribili, offre ai dipendenti la fiducia di cui hanno bisogno (sia nelle proprie capacità che nella competenza del software) per seguire il processo mentre si trovano di fronte alle sfide. Nel frattempo, il buy-in dell'executive può essere mantenuto attraverso incontri regolari con lo sponsor esecutivo, che riferisce al C-suite, ben oltre la fine della tempistica di implementazione.

Infine, è necessario misurare e ottimizzare, adottando un approccio iterativo mentre si studiano i risultati post-implementazione. Esamina l'opinione in tutto il team di implementazione, documenta i potenziali miglioramenti e apporta le ottimizzazioni necessarie in base al feedback che ricevi.