Une feuille de calcul Excel peut-elle être transformée en logiciel de devis réel ?

Je développe des logiciels depuis l'âge de huit ans. L'une des questions les plus fréquemment posées depuis que j'ai commencé est : « Pouvez-vous développer un logiciel à partir d'une feuille de calcul Excel ? » Avez-vous déjà essayé de rechercher un logiciel capable de faire cela? Je suis désolé de vous le dire, il n'existe pas, ou s'il existe, il ne fait pas ce que vous attendez qu'il fasse. Pourquoi?

Qu'est-ce qu'il y a dans un nom?

En italien, nous appelons Excel une « feuille de calcul ». Ce nom est bien meilleur que de l'appeler « feuille de calcul » car « feuille de calcul » suggère que vous devriez faire quelque chose avec la feuille. La plupart des feuilles de calcul auront un élément dynamique ; formules et peut-être même des macros.

Tout le monde le fait

La courbe d'apprentissage d'Excel n'est pas raide. Cela crée une fascination pour les «développeurs en herbe», et dans chaque entreprise, il y en a au moins un qui commence à créer des feuilles complexes avec des tableaux croisés dynamiques et des scripts VB. Il n'y a rien de mal à vouloir écrire un logiciel, mais l'utilisation d'Excel comme outil est le problème. Aucune organisation ou équipe sérieuse ne peut créer un logiciel efficace, complexe et évolutif de cette manière.

Un mal nécessaire, mais toujours mal

En règle générale, cette « feuille de calcul » commence à ressembler davantage à une application car elle est appliquée pour résoudre un problème commercial. Un cas d'utilisation courant pour les organisations commerciales pourrait être de construire un modèle de devis très complexe à l'aide d'Excel. Il fonctionne bien de manière isolée, généralement exploité par la personne qui l'a créé.

Après plusieurs années cependant, un monstre d'une feuille de calcul s'est déchaîné sur l'équipe qui a été clonée des centaines voire des milliers de fois. Personne ne peut plus dire ce qu'il fait, comment le mettre à jour ou le maintenir, ou déterminer combien de copies pourraient être disponibles. Ces clones fantômes voyagent par courrier électronique. Nous avons tous entendu des gens dire : « Voici mon ensemble de données, mais une fois que vous avez terminé, pouvez-vous me renvoyer celui mis à jour ? » Il en résulte un autre clone.

« Nous avons besoin d'un vrai logiciel de devis »

À un moment donné, quelqu'un au sein de l'entreprise comprend qu'il y a quelque chose qui ne va pas et commence à demander : « existe-t-il un moyen de convertir cette feuille de calcul Excel en logiciel de devis réel, afin que nous puissions conserver les données au même endroit ? » Le besoin identifié est réel, et cela signifie qu'Excel masque une catégorie logicielle cachée. Si Excel est nécessaire pour calculer un prix, un devis, ou pour trouver un meilleur produit pour un client potentiel, la catégorie que vous recherchez est en fait Technologie de configuration, de prix et de devis (CPQ).

Pourquoi le logiciel CPQ est-il une conclusion logique ?

Les feuilles de calcul sont destinées au calcul, mais il se passe plus de choses dans un devis que de simplement générer un prix. Il y a un manque général de workflow, une mauvaise organisation des données et l'absence d'utilisation et de gestion des rôles lors de l'utilisation d'une solution basée sur Excel. Lorsque vous travaillez dans une organisation complexe vendre des produits complexes, cette approche logicielle de pseudo-devis ne suffira pas lorsque vous essayez de générer de plus en plus de devis pour les clients

Comment passer des feuilles de calcul au CPQ

Ce sont les étapes que vous devez suivre lorsque vous démarrez votre « conversion » de ce soi-disant logiciel de devis vers un environnement basé sur des règles et enrichi de flux de travail. Le vrai défi de passer d'Excel à un Solution CPQ aimer KBMax ne convertit pas les données à partir du fichier, mais pour convertir les règles non écrites entourant la feuille de calcul.

Identifier les données d'entrée

Déterminer l'emplacement des cellules utilisées pour saisir les données de votre entreprise dans votre classeur peut être délicat. Ils peuvent s'étendre sur plusieurs feuilles ou même être masqués dans certains cas. Vous devez donc travailler avec les utilisateurs qui insèrent les données pour bien comprendre ce que vous remplacez.

Identifier les utilisateurs

Qui interagit avec la feuille de calcul et/ou est impliqué dans le processus global d'estimation ? C'est ce que nous nous demandons pour identifier les différentes étapes d'un futur workflow. Cette phase est la plus importante, car généralement les données sont saisies en une ou plusieurs étapes dans le cadre d'un processus plus long. Cela peut signifier de nombreux changements et itérations au fur et à mesure que le devis est finalisé. Voici où Excel échouera et le processus devient désordonné. C'est aussi la plus grande opportunité d'optimisation par une solution CPQ.

Identifier la sortie de données

Vous pourriez être tenté de dire : « Je n'ai qu'une sortie, le prix ». Mais si vous y réfléchissez, ce n'est pas vrai du tout. Lors de la tarification manuelle d'un produit complexe, il peut y avoir un certain nombre de documents, d'artefacts et d'enregistrements électroniques à créer : une proposition en plusieurs langues, une nomenclature, une mise en page, un dessin CAO 2D/3D… oh, puis en insérant manuellement le tout en tant que enregistrement dans CRM/PLM/ERP. Ici Excel ne peut pas du tout vous aider, mais KBMax peut beaucoup vous aider !

KBMax CPQ peut-il faire cela ?

Avez-vous déjà essayé d'ouvrir un fichier Excel sur un appareil mobile ? Si oui, vous ne voudrez probablement plus jamais endurer cette expérience utilisateur. Avec un peu de travail, les fonctionnalités d'une feuille de calcul Excel peuvent fonctionner à merveille dans un configurateur KBMax. Nous avons créé une expérience conviviale pour la configuration de produits complexes basée sur des années d'expérience collective CPQ. KBMax peut éliminer tous les problèmes rencontrés par les équipes à l'aide d'une solution de devis basée sur Excel.

Règles CPQ, pas des formules Excel

KBMax fonctionnait sur une logique et des règles alimentées par un générateur visuel sans code génial et intuitif appelé Snap. C'est plus facile à apprendre qu'Excel et c'est beaucoup plus puissant. Les règles CPQ avancées intégrées à Snap contrôlent non seulement la tarification, mais aussi le fonctionnement de la configuration de votre produit et la manière dont le reste du cycle de vie du produit sera architecturé et expérimenté.

Configuration visuelle 2D/3D avec tarification dynamique

Obtenez des calculs dynamiques comme dans Excel, mais en utilisant une interface immersive en choisissant des options et en voyant le prix et le rendu changer immédiatement. Visualisation KBMax est le leader dans G2 Crowd's Grid pour la nouvelle catégorie de configuration visuelle.

Devis et commande avec une gestion simple des modifications

Besoin de dépoussiérer un devis d'il y a 93 jours ? Pas de problème, ouvrez-le, relancez-le dans le configurateur visuel, et effectuez rapidement la modification. Enregistrez-le et envoyez-le au client en un clic – prix mis à jour, rendu et tout. L'utilisation d'Excel pour votre logiciel de devis ne peut pas faire cela.

Flux de travail riches et partage de données

Excel n'informe pas le responsable des ventes, de la comptabilité, de l'ingénierie ou de l'équipe de production lorsqu'une transaction est conclue. KBMax CPQ peut flux automatique des données vers CRM, ERP, PLM, et d'autres équipes et systèmes commerciaux critiques avec notre plate-forme facile à intégrer.

CAO/conception et automatisation de documents

À moins que vous ne soyez un développeur incroyable, je suis presque sûr que votre Excel ne génère pas de modèles et de dessins CAO 3D. Vos équipes d'ingénierie et de fabrication adoreront cette précision et cette clarté Les modèles CAO et la documentation sont générés automatiquement une fois la commande passée. Tous les choix effectués lors de la phase de configuration peuvent conduire la nomenclature, les feuilles coupées, les instructions d'assemblage, les informations d'expédition, et plus encore qui se traduit par une exécution rapide des commandes et moins d'erreurs.

Voir une démonstration comment CPQ peut remplacer votre solution Excel.